A. Pengertian Konsep Dan Prosedur Audit Mutu SPMI
Penjaminan mutu merupakan suatu
kewajiban bagi lembaga pendidikan dan dalam implementasinya penjaminan mutu
pendidikan dilakukan secara bertahap, sistematis, dan terencana dalam suatu
program penjaminan mutu yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas.
Sehinggan pelaksanaan penjaminan mutu pendidikan berjalan sesuai konteks,
olehkarena itu diperlukan peninjauan pendidikan dalam lingkup tatarannya, Dalam
upaya untuk mengkaji masalah pendidikan, pemahaman akan kondisi kualitas yang
ada merupakan suatu hal penting yang dapat membantu memahami posisi dan kondisi
pendidikan.
Sesuai dengan hal diatas dalam Permendikbud No. 28
Tahun 2016 menyatakan bawa salah satu
tahapan yang harur dilakukan oleh sekolah dalam
rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu adalah melakukan monitoring atau audit
mutu terhadap capaian pemenuhan mutu yang dilakukan oleh sekolah.
Audit mutu ini dilakukan untuk memastikan bahwa
pelaksanaan pemenuhan mutu dapat berjalan sesuai rencana yang telah disusun. Audit merupakan
kegiatan untuk mengetahui apakah
program yang dibuat itu
berjalan dengan baik sebagaimana
mestinya sesuai dengan
yang prosedur standar, mengetahui hambatan yang
terjadi dan mengatasi hambatan tersebut.
Audit mutu juga merupakan suatu
proses untuk membantu organisasi untuk memastikan sistem manajemen mutu telah
efektif dan tetah mencapai tujuan-tujuan yang direncanakan dan sistem tetap
dipertahankan. Melalui audit mutu internal para pelaku organisasi, pemilik
proses ,pelaku sistem mendapatkan data dan informasi faktual dari hasil audit
yang akan digunakan sebagai landasan untuk memastikan dicapainya kondisi kesesuaian,
efektivitas, kesehatan, dan efisiensi dalam pengelolaan kegiatan.
Adapun tujuan audit mutu dalam kontek Sistem Penjaminan
Mutu Internal (SPMI) adalah untuk mendorong terjadinya perubahan-perubahan untuk mendukung tercapainya Standar Nasional Pendidikan (SNP) secara
keseluruhan sejalan dengan strategi yang telah dipilih dalam rangka
merealisasikan visi - misi sekolah. Secara lebih spesifik tujuan audit mutu di
sekolah dapat diuraikan sebagai berikut :
· Memastikan SPMI di sekolah yang telah dikembangkan dijalankan secara
efektif
· Memastikan tujuan-tujuan penerapan SPMI dicapai secara efektif
·
Memastikan
SPMI terpelihara secara terus menerus
·
Menditeksi
penyimpangan-penyimpangan terhadap kebijakan mutu dalam pelaksanaan SPMI
·
Mendalami
permasalahan yang terjadi di berbagai proses sehingga dapat dilakukan tindakan
koreksi dan perbaikan terus menerus.
·
Memastikan
seluruh personil memiliki kompetensi yang dapat mendukung efektivitas SPMI.
Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai
keperluan . salah satu manfaat audit yang paling
sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan perbaikan,
meningkatkan efisiensi dan efektivitas fungsi sekolah. Dengan informasi hasil
penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan/kepala
sekolah melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas
maupun produktivitas usaha secara lebih terarah.
Proses audit merupakan media pembelajaran dan
pertumbuhan yang tidak ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri.
Karena melalui proses audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang
seluk beluk operasional organisasi serta
permasalahannya yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun
permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan
demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen
organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara intensif.
Sasaran pelaksanaan audit dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Sekolah
adalah :
A. Audit Sistem
Audit
sistem (system audit). Audit ini bertujuan untuk memastikan bahwa
sekolah-sekolah memiliki dokumen mutu SPMI yang berlaku disekolah tersebut. Yang dalam hal ini
dokumen mutu tersebut antara lain adalah dokumen standar, kebijakan mutu,
sasaran mutu, POS yang terkait dengan Standar Nasional Pendidikan (SNP)
B. Audit Kepatuhan
Audit
kepatuhan (compliance audit). Audit ini bertujuan untuk menentukan apakah kegiatan-kegiatan yang dilakukan di
sekolah yang diperiksa sesuai dengan kondisi, peratuan, dan undang-undang tertentu yang dalam hal ini apakah sudah
sesuai dengan dokumen mutu SPMI antara lain: kebijakan Mutu, sasaran mutu dan
POS yang telah ditetapkan disekolah tersebut.
C. Audit Kinerja (capaian sasaran)
Audit
kinerja ( kinerja audit). Audit kinerja merupakan penelahaan secara
sistematik aktivitas yang dilakukan di sekolah dalam hubungannya dengan tujuan
tertentu dalam hal ini adalah capaian SNP
yang menjadi target sekolah. Dalam audit operasional, auditor diharapkan
melakukan pengamatan yang obyektif dan analisis yang komprehensif terhadap
kegiatan/program yang dilakukan oleh sekolah dalam melakukan capaian SNP. Dalam
audit ini bertujuan untuk :
1. Menilai kinerja/capaian program, kinerja dibandingkan dengan kebijakan-kebijakan,
standar-standar, dan sasaran-sasaran yang ditetapkan oleh sekolah
2. Mengidentifikasikan peluang dan
3. Memberikan rekomendasi untuk perbaikan atau
tindakan lebih lanjut.
Dalam
melaksanakan audit mutu di sekolah, diperlukan penangan yang tepat agar
pengelolaan/manajemen audit dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan. Pelaksanaan audit mutu di Sekolah dilakukan oleh tim audit yang
dibentuk dalam Tim Penjaminan Mutu Pendidikan Sekolah (TPMPS) tim auditor harus memiliki kompetensi dalam
bidang pemahaman SNP dan pelaksanaan Audit.
Dalam
melaksanakan audit mutu, diperlukan prosedur yang tepat
agar pelaksanaan audit dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.
Prosedur audit mutu adalah proses sistematis
pengelolaan audit mutu untuk mencapai tujuan yang diharapkan secara efektif
melalui penerapan fungsi-funsi manajemen (PDCA) : perencanaan, pelaksanaan
evaluasi dan pelaporan tindak lanjut hasil audit.
Prosedur audit
harus ditetapkan dalam sebuah dokumen yang menjadi acuan bagi seorang auditor
dalam melakukan audit mutu, dalam dokumen proserdur tersebut tertuang tahapan
yang harus dilakukan dalam melakukan audit mutu. Tahapan dalam prosedur audit
terdiri dari :
1. Tahap perencanaan. secara umum mencakup penyediaan
semua perangkat audit mutu , mulai pembuatan kebijakan tentang audit mutu
prosedur audit mutu, program audit mutu, jadwal Audit mutu dan pembentukan tim
audit mutu, penetapan tujuan audit mutu dsb.
2. Tahap Pelaksanaan audit mutu berdasarkan semua yang
telah disiapkan pada tahap perencanaan. Pada tahap pelaksanaan audit mutu,
mencakup kegiatan-kegiatan mulai dari sosialisasi program audit mutu,
pembentukan tim audit, penunjukan dan penugasan auditor, persiapan auditor, dan
melakukan audit,
3. Tahap membuat laporan hasil audit dan menyampaikan
laporan hasil audit ke pihak-pihak yang terkait.
Rencana pemenuhan
mutu oleh satuan pendidikan. Selain itu juga rekomendasi tindakan perbaikan jika ditemukan adanya penyimpangan dari rencana
dalam pelaksanaan pemenuhan mutu ini. Dengan demikian ada jaminan kepastian
terjadinya peningkatan mutu berkelanjutan.
B. Pelaksanaan
Audit Mutu SPMI
Dalam
melaksanakan audit mutu terdapat beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh
seorang auditor dalam rangkan melakukan audit diataranya adalah :
a. Perencanaan Audit
Perencanaan audit mutu adalah proses pentahapan
kegiatan audit mutu secara keseluruhan yang diawali dengan menetapkan tujuan,
sasaran, metode, bentuk instrumen yang akan digunakan, penyusunan jadwal,
penugasan auditor dan penentuan auditee.
b. Menyusun Instrumen audit mutu
Tim auditor perlu menyiapkan kertas kerja/instrumen
audit mutu sebagai pedoman atau panduan dalam menggali informasi/data terkait
dengan sebuah program yang telah atau sedang dilaksanakan. Instrumen yang
disusun perlu dibuat dengan mempertimbangkan tujuan dari program yang akan
diaudit. Dengan demikian instrumen tersebut disusun untuk program tertentu
tidak dapat dgunakan untuk program yang memiliki tujuan lainnya. Dalam menyusun
instrumen maka perlu mengetahui terdahulu Dokumen mutu SPMI antara lain :
kebijakan muu, prosedur operasional standar (POS) yang akan dilakukan audit dan
lainnya. Tanpa kepemilikan dokumen mutu, POS dalam disekolah tersebut maka
pelaksanaan/penysusunan instrumen akan menjadi tidak tepat sasaran. Dengan
demikian instrumen audit mutu yang disusun perlu mengacu kepada POS yang telah
dibuat oleh sekolah. Jika menyusun Instrumen Audit Mutu tentang proses
penilaian pembelajaran, maka terlebih dahulu melihat POS dari proses penilaian
pembelajaran yang berlaku disekolah tersebut.
c. Melakukan audit mutu.
Pelaksanan audit mutu audit adalah proses interaksi
antara auditor dan Auditee dalam rangka mengumpulkan atau memperoleh
data/informasi faktual dan bukti-bukti objektif tentang efektivitas dan
kesesuaian sistem penjaminan mutu. Sebelum melaukan audit kesesuaian tersebuh
harus dipastikan dulu sekolah memiliki sistem manajemen mutu/dokumen mutu SPMI
yang terdiri dari kebijakan mutu, dokumen POS dan formulir yang berjalan di
sekolah tersebut. Sistem tersebut tentunya sesuai dengan SNP.
Aktifitas audit mutu dipraktekan pada dasarnya
adalah melihat rekaman-rekaman yang telah dilaksanakan oleh sekolah dalam
menaati dokumen mutu SPMI di sekolah.
Audit mutu dapat dilakukan antara lain melakukan observasi, meminta penjelasan,
meminta peragaan, mewawancarai karyawan, menelaah dokumen, membandingkan,
memeriksa dengan daftar periksa, mencari bukti-bukti objektif, melakukan cek
silang, bertanya, melakukan survei, mencari informasi dari tempat lain,
mempelajari menganalisa dan lain-lain.
Seorang auditor mutu memiliki kebebasan untuk
menggunakan berbagai pendekatan yang dipandang dapat membantu memberikan data
dan informasi yang diperlukan untuk sampai kepada kesimpulan audit. Meminta
penjelasan adalah suatu bentuk interaksi antara auditor dan auditee untuk
memperoleh data/informasi atas objek audit secara deskriptif.
Dalam melakukan audit, seorang auditor harus memengang tuguh pada prinsip-prinsip
kerjanya diantaranya adalah prinsip-prinsip yang terkait dengan
auditor, yaitu :
a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme.
Kode Etik merupakan dasar
profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang
auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat
menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan
sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional
dan kontekstual.
b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,
Seorang auditor berkewajiban untuk
melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan
audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar
dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan
pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.
c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.
Seorang auditor perlu memiliki kompetensi yang memadai dan
berkewajiban untuk meningkatkan kompetensinya teruitata terkait dengan perihal
yang akan menjadi sasaran audit mutu.
Selain prinsip diatas
perlu juga diperhatikan prinsip audit yang terkait dengan dengan kegiatan audit, diantaranya
adalah :
a.
Independen-auditor (mandiri dan tidak
berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.
b.
Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan
audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup
mewakili.
c.
Terencana, audit harus terencana secara
sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
d.
Auditor harus berkualifikasi dan
independen
e.
Maksud dan tujuan dari audit harus
diklarifikasi dan disetujui
f.
Audit harus direncanakan dan
dipersiapkan secara memadai
g.
Orang yang bertanggung jawab atas
aktifitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahukan sebelum dan
sesudah audit
h.
Rencana audit dan laporan akhir harus
tertulis
i.
Auditor harus menindaklanjuti tindakan
perbaikan
j.
Penilaian terhadap standar harus
obyektif, faktual dan apabila mungkin kuantitatif
k.
Audit tidak mengganggu kegiatan
operasional yang berjalan
l.
Frekuensi, intensitas dan luas audit
bervariasi dengan kebutuhan actual
m. Kertas kerja dan dokumen audit harus disimpan dengan
baik dan teratur
n.
Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus
tidak memihak dan dapat dipercaya
C. Pelaporan
Hasil Audit
Laporan audit mutu
internal adalah hasil kerja seorang auditor mutu atau tim auditor, yang
disampaikan kepada auditee untuk ditindak lanjuti. Laporan hasil audit mutu
memuat informasi faktual, signifikan, relevan dan cukup, yang disusun secara
sistematis dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami. Semua informasi yang
dimuat dalam laporan audit benar-benar telah diseleksi sehingga menggambarkan
kebenaran dan penting untuk diketahui, berkaitan langsung dengan permasalahan
yang dilaporkan dan tidak menimbulkan keraguan atau menimbulkan
pertanyaan-pertanyaan dibenak pembacanya, dan yang paling esensial, laporan
audit mutu mengandung potensi nilai yang siap direalisasikan menjadi nilai
nyata yang berharga bagi kepentingan sekolah.
Dalam pembuatan laporan hasil audit berlaku
prinsip-prinsip komunikasi, yang mencakup siapa (auditor) menyampaikan apa
(hasil audit) kepada siapa (auditee) dengan media apa (bahasa verbal tertulis)
dengan tujuan apa ( tindakan perbaikan oleh auditee). Policy ( Kebijakan):
laporan audit mutu menyebutkan kebijakan yang dijadikan acuan pembanding atau
referensi dalam proses audit. Policy atau kebijakan adalah koridor legalitas
suatu kegiatan dalam sebuah sekolah. Dimana policy dan kebijajakan disekoah
bersumber kepada Standar Nasional Pendidikan (SNP). Bila dikatakan melanggar
SNP, dokumen mutu, proserdur kerja disekolah, maka artinya suatu kegiatan
menyimpang dari apa yang telah ditetapkan. Laporan audit juga perlu
menyebutkan secara spesifik tempat proses dimana permasalahan ditemukan.
Misalnya terjadi ketidaefektifan pada proses pembelajaran dengan prinsip pembelajaran
Kurikulum 2013. Dalam laporan audit juga perlu memberikan uraian hasil analisa
sebab akibat yang melatar-belakangi terjadinya permasalahan tersebut.
Bentuk laporan audit mutu yang paling
umum adalah menggunakan sistem formulir yang telah disiapkan. Bentuk laporan
audit dengan
formulir sangat praktis untuk pengisiannya dan untuk pemahaman secara cepat
oleh pembacanya. Pada intinya laporan hasil audit mutu adalah kesimpulan yang
dibuat oleh auditor berdasarkan data dan informasi yang telah dikumpulkan.
Pertimbangan utama yang harus diberikan oleh auditor saat
menyusun laporan audit adalah siapa pembacanya. Pemahaman tentang target
pembaca ini penting agar, laporan audit bisa disusun untuk pemahaman optimal
oleh pembacanya. Jadi laporan audit bukan untuk dimengerti sendiri oleh auditor
. Laporan audit mutu harus mudah dimengerti oleh auditee tanpa ada peluang
salah tafsir. Karena yang akan melaksanakan instruksi/informasi yang tertuang
dalam laporan audit adalah auditee, bukan auditor.
Laporan audit mutu
internal adalah hasil kerja seorang auditor mutu atau tim auditor, yang
disampaikan kepada auditee untuk ditindak lanjuti. Laporan hasil audit mutu
memuat informasi faktual, signifikan, relevan dan cukup, yang disusun secara
sistematis dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami.
Bentuk laporan audit mutu yang paling umum adalah
menggunakan sistem formulir yang telah disiapkan.
Bentuk laporan audit dengan formulir sangat praktis untuk pengisiannya dan
untuk pemahaman secara cepat oleh pembacanya. Pada intinya laporan hasil audit
mutu adalah kesimpulan yang dibuat oleh auditor berdasarkan data dan informasi
yang telah dikumpulkan.
0 Comments